Parę lat temu, kiedy zaczęłam korzystać z notion.so, byłam bardzo zdezorientowana. Nie rozumiałam, dlaczego tak wiele zagranicznych specjalistów chwali tę platformę. Zastanawiałam się, jak można określać to narzędzie mianem intuicyjnego. A przede wszystkim – co wpisywać w arkuszach.

Teraz nie dość, że sama jestem fanką Notion, to nie wyobrażam sobie życia bez tej platformy. Bardzo ją cenię za elastyczność, funkcjonalność i estetykę. Zacznijmy jednak od podstaw.

Czym jest Notion?

Notion reklamuje się jako all-in-one workspace. Jest to wielofunkcyjna przestrzeń do pracy, łącząca możliwości wielu platform w jednym miejscu. Sprawdza się zarówno do gromadzenia prywatnych informacji oraz planów, jaki i w roli narzędzia do organizacji pracy w ramach działalności gospodarczej czy zespołu.

Tego na początku nie rób

Przy pierwszym spotkaniu platforma może onieśmielać. Mamy wybór między pustym arkuszem a dziesiątkami szablonów. Nie warto od razu sięgać po to drugie. Zachęcam najpierw do poznania podstawowych funkcji platformy. Zrozumienie, jak wstawić swoje bazy danych, eksperymentowanie z ich funkcjami, edytowanie wartości – podjęcie tych wszystkich kroków ułatwi działania w przyszłości.

Jeśli nie chcesz tracić czasu na szukanie informacji o działaniu Notion, a do tego marzą Ci się estetyczne i funkcjonalne arkusze, sprawdź kurs Notion, dzięki któremu będziesz swobodnie poruszać się po platformie (zostanie ponownie dostępny w sprzedaży od czerwca 2022).

Bazy danych

W Notion mamy możliwość tworzenia dowolnej liczby arkuszy, stron oraz baz danych, takich jak:

• Tabele, świetne do tworzenia list rzeczy do zrobienia, podziału obowiązków czy planu publikacji treści.
• Tablice, które genialnie się sprawdzą, kiedy chcemy podzielić nasze dane według kategorii. Dodatkowo warto ich używać, kiedy zarządzamy jednocześnie kilkoma projektami.
• Listy, idealne do gromadzenia przepisów kulinarnych, prowadzenia dziennika czy zapisywania notatek ze szkoleń lub książek.
• Galerie, które sprawdzą się przy szukaniu nieruchomości, a także przy innych wizualnych projektach.
• Kalendarz i linia czasu – tu nazwy mówią same za siebie!

Każdą bazę danych możemy zmienić w inną za pomocą kilku kliknięć, bez konieczności przepisywania zawartości, a także wygodnie przełączać widok między nimi. Przykład: stworzyliśmy tabelę z urodzinami bliskich, jedną z kolumn są daty. Korzystając z tej tabeli, możemy utworzyć widok kalendarza, a wszystkie pozycje pojawią się w odpowiednich okienkach automatycznie.

Od czego zacząć?

Zakładając swoje Notion, warto zacząć od pomysłu. Jeśli nie masz pewności, jakie informacje trzymać w Notion, wykonaj jedno proste ćwiczenie. Zapisz na środku kartki słowo główne, np. „kariera” lub „życie prywatne”, a następnie dopisz wszystkie odnogi, które z danym słowem Ci się kojarzą. Więcej na ten temat usłyszysz w tym filmie.

Do czego używać Notion?

Pamiętaj, że Twoja głowa nie służy do zapamiętywania, a do tworzenia nowych myśli i pomysłów. Dlatego przerzuć do swojego elektronicznego planera wszystko, co jest dla Ciebie istotne (pamiętaj, aby nie przechowywać w Notion ani na żadnej innej platformie haseł ani danych wrażliwych). Możesz też zaprojektować swoje checklisty. Oto kilka propozycji:

W arkuszach:

• Ważne daty np. urodziny
• Zalecenia lekarskie
• Nazwy leków i suplementów
• Rozpisana dieta i inne porady dietetyczne
• Pomysły na prezent
• Lista rzeczy, które chcesz dostać
• Notatki z zajęć
• Notatki z książek
• Polecane filmy i seriale
• Ważne linki
• Plan treningowy
• Spis subskrypcji
• Budżet

Checklisty:

• Lista rzeczy do zrobienia
• Lista rzeczy do spakowania
• Tygodniowy reset
• Lista zakupów
• Miejsca do odwiedzenia

Ile to kosztuje?

Kompletnie nic! Z pakietu podstawowego możesz korzystać za darmo. Jeśli chcesz dodawać do swojego Notion pliki o dowolnej wielkości (w wersji podstawowej jest ograniczenie do 5 MB), wypróbuj pakiet personal pro – kosztuje 4 USD miesięcznie.

Co, jeśli stracę moje dane?

Żadne narzędzie nie daje 100% gwarancji na to, że zachowane w nim dane pozostaną tam na zawsze. Dużym firmom, takim jak np. Google, również zdarzają się błędy. Papierowy kalendarz możesz zgubić. W przypadku Notion możesz się zabezpieczyć przed przypadkową utratą danych przez robienie kopii zapasowej np. w formacie PDF. Każdą stronę możesz wyeksportować do pliku, w różnych formatach.

Jak używać Notion?

Całe korzystanie z Notion opiera się na wpisywaniu „/” w dowolnym pustym polu, a następnie wybraniu odpowiedniej komendy czy bazy danych. Bloki możesz dowolnie uzupełniać, przesuwać i dostosowywać. Dodatkowo każdą stronę możesz spersonalizować, dodając zdjęcie w tle czy ikonę.

Przydatne informacje:

• Wpisując „/” rozwijamy menu, które pozwoli nam na wprowadzenie odpowiedniego tekstu, bloku lub bazy danych.
• Klikając „+” w lewym menu dodajemy stronę. Podstronę możesz dodać zarówno z poziomu lewego menu, jak i tego rozwijanego (wpisujemy „/ page”).
• Po zaznaczeniu tekstu możemy go edytować (zmieniać kolor, pogrubienie itp.).

Wszystkiego dowiesz się również na kursie!

Podsumowanie

Z Notion wyciągniesz tyle, ile tylko zechcesz. Dostępna jest wersja w przeglądarce, w aplikacji (Windows oraz Mac) oraz na telefon. Nawet jeśli podchodzisz do tego rozwiązania sceptycznie, warto je przetestować. Podstawowa wersja konta jest zupełnie darmowa, co oznacza, że możesz tylko zyskać.

I to tyle na dziś, trzymaj się, hej!